Privacyverklaring

Uitvaartverzorging Baks hecht grote waarde aan uw privacy en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dit doen, hoe lang wij gegevens bewaren en met welke partijen gegevens kunnen worden gedeeld.

Deze privacyverklaring is van toepassing op onze dienstverlening en op het gebruik van onze website uitvaartverzorgingbaks.nl.

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is:

Uitvaartverzorging Baks
Correspondentieadres:
Lindenlaan 10
4285 DR Woudrichem

KvK: 97725145
E-mail: info@uitvaartverzorgingbaks.nl
Telefoon: 0183-512308
24 uur bereikbaar: 06-13667056

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken hangt af van uw contact met ons en van de diensten die wij voor u uitvoeren.

Wij kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• naam, adres en woonplaats;
• e-mailadres en telefoonnummer;
• geboortedatum;
• bank- en betaalgegevens;
• factuurgegevens;
• gegevens van nabestaanden en contactpersonen;
• gegevens die noodzakelijk zijn voor het verzorgen van een uitvaart;
• gegevens over uitvaartverzekeringen;
• informatie uit een voorbespreking of wilsbeschikking;
• correspondentie en afspraken;
• foto's, teksten, muziek of ander materiaal dat u aan ons verstrekt voor een uitvaartplechtigheid;
• gegevens die u zelf via onze website, telefonisch, per e-mail of op andere wijze aan ons verstrekt;
• technische gegevens over het gebruik van onze website.

Bij het regelen van een uitvaart kunnen persoonlijke en soms gevoelige gegevens worden besproken. Wij gaan met deze informatie zorgvuldig om en gebruiken deze alleen voor zover dit noodzakelijk is voor onze dienstverlening.

3. Gegevens over een overledene

Voor het verzorgen van een uitvaart ontvangen en verwerken wij ook gegevens over de overledene. Het kan bijvoorbeeld gaan om:

• naam- en adresgegevens;
• geboorte- en overlijdensgegevens;
• burgerlijke staat;
• gegevens die nodig zijn voor aangifte van overlijden;
• informatie over de gewenste uitvaart;
• gegevens over een uitvaartverzekering;
• persoonlijke informatie die wordt gebruikt voor een rouwkaart, advertentie, toespraak of uitvaartplechtigheid.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is in beginsel van toepassing op persoonsgegevens van levende personen. Wij behandelen gegevens over overledenen desondanks met dezelfde zorgvuldigheid en vertrouwelijkheid die bij onze dienstverlening past.

Wanneer informatie over een overledene tevens persoonsgegevens bevat van levende personen, is de AVG op die gegevens wel van toepassing.

4. Waarvoor gebruiken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens onder andere voor:

• het beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• het voeren van een voorbespreking;
• het vastleggen van uitvaartwensen;
• het opstellen van een wilsbeschikking;
• het verzorgen en begeleiden van een uitvaart;
• het verzorgen van een begrafenis of crematie;
• het organiseren van een opbaring;
• communicatie met nabestaanden;
• het maken van rouwdrukwerk;
• het voorbereiden van toespraken, presentaties en andere onderdelen van een uitvaartplechtigheid;
• het regelen van vervoer;
• contact met begraafplaatsen, crematoria, kerken, uitvaartcentra en andere locaties;
• contact met verzekeraars en andere betrokken dienstverleners;
• nazorg en afwikkeling na een uitvaart;
• het opstellen van offertes, begrotingen en facturen;
• het voeren van onze financiële administratie;
• het voldoen aan wettelijke verplichtingen;
• het beheren, beveiligen en verbeteren van onze website.

Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het betreffende doel.

5. Grondslagen voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de situatie verwerken wij gegevens omdat:

• dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst;
• dit noodzakelijk is om op uw verzoek stappen te nemen voordat een overeenkomst wordt gesloten;
• wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting;
• wij een gerechtvaardigd belang hebben bij de verwerking;
• u toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.

Voor de meeste persoonsgegevens die wij verwerken in verband met het verzorgen van een uitvaart geldt dat deze noodzakelijk zijn om onze dienstverlening te kunnen uitvoeren.

6. Voorbespreking en wilsbeschikking

Uitvaartverzorging Baks biedt de mogelijkheid om vooraf wensen voor een toekomstige uitvaart te bespreken en vast te leggen.

Wanneer u hiervan gebruikmaakt, kunnen wij persoonsgegevens en persoonlijke uitvaartwensen bewaren zodat deze op een later moment beschikbaar zijn.

Het kan daarbij bijvoorbeeld gaan om wensen rondom:

• begraven of cremeren;
• locatie van de uitvaart;
• muziek;
• sprekers;
• rouwdrukwerk;
• religieuze of levensbeschouwelijke invulling;
• andere persoonlijke wensen.

Omdat dergelijke gegevens langere tijd relevant kunnen blijven, bewaren wij deze zolang dit noodzakelijk is om de vastgelegde wensen te kunnen uitvoeren of totdat u ons verzoekt deze gegevens te verwijderen of aan te passen, voor zover geen wettelijke verplichting zich daartegen verzet.

7. Bijzondere persoonsgegevens

Tijdens gesprekken over een uitvaart kunnen gegevens naar voren komen over bijvoorbeeld gezondheid, geloofsovertuiging of andere persoonlijke omstandigheden.

Wij vragen niet naar dergelijke informatie wanneer dit niet noodzakelijk is.

Wanneer bijzondere persoonsgegevens wel noodzakelijk zijn voor de gewenste invulling van een uitvaart, verwerken wij deze uitsluitend voor het betreffende doel en met passende zorgvuldigheid.

8. Delen van persoonsgegevens met anderen

Om een uitvaart goed te kunnen verzorgen is het soms noodzakelijk persoonsgegevens te delen met andere organisaties of personen.

Afhankelijk van de gekozen dienstverlening kan het bijvoorbeeld gaan om:

• begraafplaatsen;
• crematoria;
• gemeenten;
• uitvaartcentra en afscheidshuizen;
• kerken en andere locaties;
• verzekeraars;
• vervoerders;
• drukkers van rouwkaarten en ander drukwerk;
• bloemisten;
• cateraars;
• fotografen of audiovisuele dienstverleners;
• voorgangers, sprekers of andere personen die bij een uitvaart betrokken zijn;
• administratieve of technische dienstverleners.

Wij delen uitsluitend de gegevens die noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de betreffende werkzaamheden.

Persoonsgegevens worden niet verkocht of voor commerciële doeleinden aan andere partijen verstrekt.

9. Website en Basic Media

Voor het technisch beheer, de hosting en het functioneren van uitvaartverzorgingbaks.nl kunnen wij gebruikmaken van diensten van Basic Media.

Basic Media kan voor het uitvoeren van deze technische werkzaamheden beperkt toegang hebben tot persoonsgegevens die via de website of de server worden verwerkt.

Wanneer Basic Media persoonsgegevens namens Uitvaartverzorging Baks verwerkt, gebeurt dit uitsluitend ten behoeve van Uitvaartverzorging Baks en niet voor eigen commerciële doeleinden.

Met partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken maken wij waar nodig afspraken over privacy en beveiliging.

10. Websitebezoek en statistieken

Bij een bezoek aan uitvaartverzorgingbaks.nl kunnen technische gegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn om de website correct en veilig te laten functioneren.

Daarnaast kunnen anonieme of zoveel mogelijk geanonimiseerde bezoekersstatistieken worden bijgehouden om inzicht te krijgen in het gebruik van de website.

Deze informatie kan bijvoorbeeld worden gebruikt om te bekijken:

• welke pagina's worden bezocht;
• hoe bezoekers op onze website terechtkomen;
• welke apparaten of browsers worden gebruikt;
• hoe wij de website kunnen verbeteren.

Wij proberen hierbij zo min mogelijk persoonsgegevens te verzamelen.

11. Contactformulier en e-mail

Wanneer u via onze website, per e-mail of op een andere manier contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die u daarbij verstrekt.

Wij gebruiken deze gegevens om:

• uw vraag te beantwoorden;
• contact met u op te nemen;
• een afspraak te maken;
• een voorbespreking te plannen;
• een prijsopgave of begroting op te stellen;
• onze dienstverlening uit te voeren.

Wij vragen u om via een algemeen contactformulier alleen gegevens te verstrekken die noodzakelijk zijn voor uw vraag.

12. Foto's, teksten en presentaties

Voor een uitvaart kunnen nabestaanden foto's, video's, muziek, teksten en ander persoonlijk materiaal aan Uitvaartverzorging Baks verstrekken.

Dit materiaal gebruiken wij uitsluitend voor de afgesproken doeleinden, bijvoorbeeld voor:

• een PowerPointpresentatie;
• rouwdrukwerk;
• een toespraak;
• audiovisuele ondersteuning tijdens de uitvaart.

Dit materiaal wordt niet zonder toestemming voor andere doeleinden gebruikt.

Na afloop bewaren wij dergelijk materiaal niet langer dan redelijkerwijs noodzakelijk is voor de dienstverlening en eventuele nazorg, tenzij met u andere afspraken zijn gemaakt.

13. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor deze zijn verzameld.

Voor verschillende gegevens kunnen verschillende bewaartermijnen gelden.

Gegevens die onderdeel uitmaken van onze financiële administratie worden in beginsel zeven jaar bewaard vanwege de wettelijke fiscale bewaarplicht.

Gegevens rondom een uitgevoerde uitvaart kunnen langer worden bewaard wanneer dit noodzakelijk is voor de administratie, nazorg, mogelijke vragen achteraf of het kunnen vaststellen van gemaakte afspraken.

Persoonlijk materiaal zoals foto's en presentaties wordt niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor het is aangeleverd, tenzij anders met u is afgesproken.

Gegevens uit een voorbespreking of wilsbeschikking kunnen voor langere tijd worden bewaard omdat deze juist bedoeld zijn om op een toekomstig moment beschikbaar te zijn.

14. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

Wij proberen persoonsgegevens onder andere te beschermen tegen:

• verlies;
• onbevoegde toegang;
• ongewenste openbaarmaking;
• wijziging;
• misbruik.

Ook van organisaties die namens ons persoonsgegevens verwerken verwachten wij passende beveiligingsmaatregelen.

15. Uw privacyrechten

Wanneer wij persoonsgegevens van u verwerken, heeft u op grond van de AVG verschillende rechten.

U kunt ons onder andere verzoeken om:

• inzage in uw persoonsgegevens;
• verbetering of aanvulling van uw persoonsgegevens;
• verwijdering van uw persoonsgegevens;
• beperking van het gebruik van uw persoonsgegevens;
• overdracht van uw persoonsgegevens, wanneer het recht op gegevensoverdraagbaarheid van toepassing is;
• bezwaar tegen bepaalde verwerkingen.

Wanneer een verwerking gebaseerd is op uw toestemming, kunt u deze toestemming ook weer intrekken.

Een verzoek kunt u sturen naar: info@uitvaartverzorgingbaks.nl.

Wij kunnen u vragen om aanvullende informatie wanneer dit noodzakelijk is om vast te stellen dat het verzoek daadwerkelijk betrekking heeft op uw persoonsgegevens.

16. Klacht over de verwerking van persoonsgegevens

Heeft u vragen of klachten over de manier waarop wij omgaan met persoonsgegevens? Neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op. Wij proberen uw vraag of klacht zorgvuldig te behandelen.

Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy.

17. Websites van andere organisaties

Op uitvaartverzorgingbaks.nl kunnen verwijzingen staan naar websites of diensten van andere organisaties.

Uitvaartverzorging Baks is niet verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens door deze externe organisaties. Op het gebruik van die websites is het privacybeleid van de betreffende organisatie van toepassing.

18. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij kunnen deze privacyverklaring wijzigen wanneer onze dienstverlening, website of wet- en regelgeving verandert.

De meest recente versie is altijd beschikbaar op: www.uitvaartverzorgingbaks.nl.

19. Contact

Heeft u vragen over deze privacyverklaring of over de persoonsgegevens die wij van u verwerken? Neem dan contact met ons op.

Uitvaartverzorging Baks
Lindenlaan 10
4285 DR Woudrichem

E-mail: info@uitvaartverzorgingbaks.nl
Telefoon: 0183-512308
24 uur bereikbaar: 06-13667056